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Modèle 1 : Formulaire de délégation et de révocation de délégation de signature

Modèle 2 : Formulaire de rapport trimestriel sur l’exercice de la délégation de pouvoir

Modèle 3 : Formulaire d’avis de délégation temporaire

Liste de vérification de la Politique de désignation des Signataires

1. Quels types de contrats sont visés par la Politique?

La Politique s’applique notamment aux écrits suivants : contrats, sous-traitances, lettres d’entente, protocoles d’entente, protocoles d’accord, baux, abonnements, licences, ententes de don, actes de transfert, demandes de subvention, accords de subvention, certificats, instruments ou tout autre document engageant l’Université et un tiers, qui crée une obligation donnant lieu à une dépense ou générant un revenu, ou qui est contraignant pour l’Université ou l’une de ses entités.

* Un tiers est une entité distincte de l’Université et qui ne fait pas partie d’ententes interunités.

2. Comment la Politique de désignation des Signataires est-elle appliquée?

La Politique désigne les Signataires et fournit un cadre où ils (elles) sont autorisé(e)s à déléguer leur autorité tout en demeurant responsables de l’exercice de délégation.

Le modèle prévoit des outils de contrôle (rapports trimestriels sur les contrats; exigences et obligations de déclaration des Signataires et de leurs délégataires).

3. Qui sont les Signataires?

Les Signataires sont des personnes autorisées, en vertu de la Politique, à approuver et à signer des contrats au nom de l’Université : recteur(-trice) et vice-chancelier(-ière) (« recteur[-trice] »); provost et vice-recteur(-trice) principal(e) aux études; vice-recteur(-trice); premier(-ière) vice-provost; secrétaire général(e); avocat(e)-conseil; vice-recteurs(-trices) associé(e)s; vice-recteurs(-trices) adjoint(e)s; vice-provost; chef(fe) des Services d’information, chef(fe) de l’investissement et trésorier(-ière); doyen(e)s; directeur(-trice)s général(e)s.

4. Quels sont les pouvoirs des Signataires?

Les Signataires peuvent autoriser la signature de contrats nécessaires pour la gestion des affaires relevant de leur champ de compétence, jusqu’à concurrence des montants prévus par la Politique (article 22). Les dépenses et les revenus découlant des contrats autorisés doivent demeurer à l’intérieur des balises budgétaires.

5. Quelles informations trouve-t-on dans les tableaux A et B?

Les tableaux A et B portent sur les catégories de contrats qui doivent être autorisées par les Signataires indiqué(e)s dans ce document (articles 26 et 27). Vous trouverez une version annotée du tableau A ici.

Les tableaux incluent également les contrats spécialisés qui ne peuvent être approuvés et signés que par les Signataires indiqué(e)s. Ces signataires ont été sélectionné(e)s en fonction de leur expertise.

6. Que peuvent déléguer les Signataires?

Les Signataires peuvent déléguer l’approbation et la signature des contrats se situant dans leur sphère de responsabilité, conformément aux seuils établis (article 22).

Les signataires doivent déléguer leur pouvoir par souci d’efficacité opérationnelle et non par simple commodité.

7. Quelles sont les règles de délégation?

Les Signataires peuvent déléguer leur pouvoir d’approbation et (ou) de signature de contrats à une personne qu’ils jugent compétente. Cependant, cette personne doit être un(e) gestionnaire de niveau 3 (M3) ou l’équivalent, au moins, et occuper un poste situé au plus deux échelons en dessous de celui du (de la) Signataire dans la filière hiérarchique de l’Université. En outre, la délégation doit se faire par écrit et satisfaire aux critères suivants :

a) Étant donné le poste qu’il (elle) occupe, le (la) délégataire possède le savoir, l’expertise et le jugement nécessaires pour remplir les obligations qui lui sont confiées.

b) La valeur totale du contrat n’excède pas le plafond monétaire que le (la) Signataire est autorisé(e) à signer.

c) La délégation repose sur des modèles établis.

d) Le (la) Signataire ou toute personne occupant un poste situé plus haut dans la hiérarchie peut révoquer la délégation à tout moment.

e) Les modalités de la délégation sont établies par le (la) Signataire.

f) La délégation est signifiée au Secrétariat et aux Services financiers dès sa prise d’effet.

Vous trouverez la liste des délégué(e)s et de leurs délégations par secteurs d’activité en demandant l’accès à ce site Web.

Les Signataires doivent s’assurer périodiquement de la pertinence de leur délégation.

À moins d’indication contraire du (de la) Signataire, le (la) délégataire conserve le pouvoir qui lui a été conféré par le (la) Signataire après la fin du quatrième trimestre de l’exercice.

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8. Quelles règles de délégation s’appliquent lorsqu’un(e) Signataire quitte son poste?

34. Le (La) Signataire et le (la) délégataire ne peuvent pas exercer leur pouvoir de signature à la suite d’un avis de cessation d’emploi ou d’une démission ni au cours du mois précédant la fin du contrat les liant à l’Université; en pareil cas, le pouvoir de signature revient automatiquement au (à la) supérieur(e) qui assume un rôle dans la filière hiérarchique directe, conformément à la Politique. Cette disposition ne s’applique cependant pas au (à la) recteur(-trice) ni, à moins d’indication contraire de ce (cette) dernier(-ière), à ses subalternes direct(e)s, ni si une personne ayant un poste de niveau supérieur dans la filière hiérarchique directe a autorisé explicitement le maintien du pouvoir de signature après examen des conditions d’exercice de ce pouvoir.

Le (la) Signataire et le (la) délégataire qui demeure à l’emploi de l’Université après la fin de l’affectation l’ayant doté(e) d’un pouvoir de signature conserve ce pouvoir, lequel peut toutefois être révoqué au titre de la Politique (article 34).

9. Le pouvoir de signature d’un contrat peut-il être sous-délégué?

Non : il n’est pas permis de sous-déléguer la signature d’un contrat.

10. Que se passe-t-il pendant les congés et en cas d’absences temporaires des Signataires?

Une absence temporaire est définie comme une absence de plus de quatre jours ouvrables consécutifs.

En cas d’indisponibilité pour cause d’absence temporaire, le (la) Signataire peut déléguer provisoirement le pouvoir d’approbation et de signature à une personne qu’il (elle) juge compétente, suivant un modèle établi par le (la) secrétaire général(e).

La personne qui se voit confier cette responsabilité est astreinte à toutes les obligations incombant aux Signataires et à leurs délégataires au titre de la Politique, notamment en matière de communication de l’information.

11. Une deuxième signature est-elle exigée pour les contrats et les demandes de subvention?

Tous les contrats de plus d’un million de dollars doivent porter deux signatures : celle du (de la) Signataire et une deuxième, obtenue conformément à la Procédure d’obtention d’une seconde signature.

Toute demande de subvention doit être accompagnée de la liste de vérification du Bureau de la recherche subventionnée, un outil utilisé par l’Université pour s’assurer de la validation et de l’approbation par la Faculté, et ce, pour toutes les subventions de recherche et les propositions d’ententes relatives à des projets. Veuillez consulter pour en savoir plus. La liste de vérification du Bureau de la recherche subventionnée remplie par le (la) doyen(e) ou le (la) vice-doyen(e) satisfait à l’exigence de deuxième signature pour les demandes de subvention de plus d’un million de dollars.

12. Que dois-je vérifier avant de signer un contrat?

La Politique exige des Signataires et de leurs délégataires de mettre en œuvre un processus de diligence raisonnable avant de signer un contrat (article 40). Il est également recommandé de passer en revue la liste de vérification que vous trouverez ici.

13. Quand dois-je consulter le Service des affaires juridiques?

À moins que le contrat utilisé soit un modèle en bonne et due forme approuvé à cette fin, tout contrat ou toute modification à un contrat d’une valeur de plus de 500 000 dollars doit obligatoirement être soumis au Service des affaires juridiques. Cet examen est également obligatoire pour tout contrat, sans égard à sa valeur, qui : comporte des renseignements personnels; présente un risque appréciable, notamment en raison de la responsabilité qu’il engage et de ses dispositions d’indemnisation; risque d’attirer le regard du public sur l’Université; pourrait entacher la réputation de l’Université; porte sur des sujets controversés; porte sur un litige ou un règlement; ou comprend des dispositions inhabituelles.

14. Dois-je faire approuver mon contrat par le Service des approvisionnements?

Le Service des approvisionnements a défini un cadre de saines pratiques opérationnelles, établissant les règles qui serviront à évaluer les transactions d’approvisionnement de sa collectivité, y compris pour les achats de plus de 100 000 $. Le Service des approvisionnements de º«¹úÂãÎè s’assure en outre de la conformité des contrats établis selon les procédures d’appel public. Veuillez consulter les directives.

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15. Quels contrats doivent être approuvés par le Conseil des gouverneurs?

Les contrats de plus de six millions de dollars, les contrats qui ne sont pas inscrits aux tableaux A ou B de la Politique et certaines activités de gouvernance précisées ici doivent être approuvés par le Conseil des gouverneurs ou un comité du Conseil. Pour obtenir de plus amples renseignements, veuillez communiquer avec bonnie.borenstein [at] mcgill.ca (le Secrétariat).

16. Quelles sont les exigences de reddition de comptes?

Sauf pour les opérations financières courantes requises pour les procédures et mécanismes financiers nécessaires à la conduite des affaires universitaires (article 15), notamment les demandes d’achat, les bons de commande, les notes de frais et la vente de biens et de services facturés par les Comptes débiteurs, ainsi que les contrats de travail, le (la) délégataire doit, au moins une fois par trimestre, rendre compte des contrats suivants au (à la) Signataire :

• contrats de 10 000 dollars ou plus conclus en vertu du pouvoir qui lui a été délégué;
• contrats, quelle qu’en soit la valeur, qui présentent un risque appréciable pour l’Université : attention médiatique, atteinte à la réputation, controverse, litige ou règlement, ou dispositions juridiques inhabituelles.

17. Quelles sont les dates des trimestres de déclaration?

Les dates des trimestres de déclaration sont les mêmes que celles des exercices de l’Université.

• T1 : 1^er mai au 31 juillet
• T2 : 1^er août au 31 octobre
• T3 : 1^er novembre au 31 janvier
• T4 : 1^er février au 30 avril

18. Quelles sont les exigences redditionnelles annuelles?

La responsabilité de la Politique incombe au (à la) secrétaire général(e) qui, en collaboration avec la haute direction, veille à son respect. À cette fin, les Signataires font rapport annuellement des manquements à la Politique au (à la) secrétaire général(e), qui les signale à son tour au Comité d’audit et de gestion des risques.

19. Quand est prévue la prochaine révision de la Politique?

En collaboration avec les Signataires, le (la) secrétaire général(e) constituera un comité directeur qui aura pour mandat de réviser la Politique au moins tous les cinq ans, et soumettra les modifications recommandées au Comité d’audit et de gestion des risques.

Nous vous invitons à signingpolicy.secretariat [at] mcgill.ca (nous faire part de vos commentaires).