L'espace sur le campus est une ressource vitale qui favorise l'épanouissement de la vie universitaire et de la vie sur le campus à º«¹úÂãÎè. L'Université accueille chaque année des milliers d'événements couronnés de succès et accepte volontiers les demandes d'espace émanant d'étudiants, de professeurs, de membres du personnel, de groupes d'étudiants dont la liste figure ici, et de parties extérieures. Nous nous efforçons de faire en sorte que les événements se déroulent dans un environnement sûr pour tous et que les événements réservés ne compromettent pas les activités académiques et de recherche de l'Université.
Responsabilités des demandeurs :
- Les réservations doivent être demandées au moins dix jours ouvrables avant l'événement, afin de permettre l'attribution de l'espace et d'autres ressources, ainsi que la gestion de tout problème ou besoin qui pourrait survenir (par exemple, la mise en place d'une inscription anticipée si nécessaire). Un délai supplémentaire peut être nécessaire en fonction de la complexité de l'événement et de la disponibilité de l'espace.
- Les demandeurs sont tenus de s'assurer que le déroulement de leurs événements, les intervenants, etc. restent conformes aux lois applicables et aux politiques de l'université.
- Les demandeurs peuvent être amenés à payer des frais de nettoyage, de restauration, de sécurité, de location de mobilier, de parking, de restauration, etc.
- Pour les événements organisés par plusieurs personnes/groupes, tous les co-organisateurs doivent être mentionnés dans la demande.
- Si un individu ou un groupe ne respecte pas les directives de cette page, l'Université se réserve le droit d'annuler les réservations et/ou de refuser les futures demandes de réservation d'espace.
Évaluation des demandes :
- Les demandes seront approuvées à moins que
- Elles sont reçues moins de dix jours ouvrables avant l'événement.
- Les espaces ne peuvent pas accueillir le nombre de participants prévu.
- Elles contiennent des informations incomplètes, inexactes ou trompeuses.
- Une personne ou un groupe demande l'autorisation au nom d'autres personnes sans le divulguer.
- Un événement est promu avant que l'université ne l'ait approuvé.
Sécurité de l'événement
- Lorsque des éléments indiquent qu'un événement soulèvera des problèmes de sécurité, la sécurité du campus travaillera avec les organisateurs de l'événement. Souvent, les groupes qui planifient un événement qui soulève de telles questions prennent contact avec la sécurité du campus à cette fin, et cela devrait continuer.
- Les indications qu'un événement peut présenter un risque pour la sécurité proviennent généralement d'expériences historiques d'événements similaires à º«¹úÂãÎè ou sur d'autres campus, ou de communications reçues directement ou par l'intermédiaire des médias sociaux.
- L'Université fera tout ce qui est en son pouvoir pour permettre à un événement de se dérouler comme prévu. Elle peut collaborer avec les organisateurs de l'événement pour mettre en place les mesures suivantes afin de maintenir la sécurité et la stabilité de l'événement :
- inscription à l'avance/vente de billets.
- limitation de la participation aux membres de la communauté mcgilloise
- relocalisation dans une salle du campus mieux adaptée à l'événement.
- Si les mesures susmentionnées ne sont pas réalisables ou suffisantes pour faire face aux risques de sécurité, l'événement devra être déplacé en ligne pour pouvoir se dérouler.
Modification et annulation
Une fois le contrat de réservation signé, les modifications doivent être soumises à permits.residences [at] mcgill.ca au moins cinq jours ouvrables avant l'événement. L'annulation doit être notifiée au moins cinq jours ouvrables avant l'événement afin d'éviter des frais/pénalités.
Autres considérations
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Evénements académiques
- Pour les événements académiques organisés dans les locaux des facultés/départements, veuillez contacter le coordinateur de l'emploi du temps approprié.
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Réservation de halls/tables
- Pour les espaces et les tables dans les halls, veuillez contacter le directeur du bâtiment ³¦´Ç²Ô³¦±ð°ù²Ôé.
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Événements en plein air
- Pour les événements en plein air, veuillez contacter le service de sécurité publique du campus.
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Sécurité et sûreté
- Très peu d'événements nécessitent la présence d'un personnel de sécurité.
- Le cas échéant, la sécurité publique du campus peut s'entretenir avec les organisateurs pour déterminer la meilleure façon de procéder (par exemple, à la demande des organisateurs, ou sur la base d'indications de troubles potentiels et graves provenant des médias sociaux, de préoccupations partagées par les membres de la communauté, d'expériences historiques, etc.)
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- Si vous êtes journaliste, veuillez communiquer avec l'équipe des relations avec les médias de º«¹úÂãÎè à l'adresse info.communications [at] mcgill.ca.
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