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L’optimisation des processus découle de la nécessité d’une organisation d’améliorer ses opérations internes afin de rendre ses activités plus efficaces et agiles en ne diminuant pas le niveau de qualité du produit ou du service offert. Pour tous secteurs confondus (privé ou public), les différents services d’approvisionnement ont aussi un besoin d’optimiser leurs différents processus. Comme exemple, nous pourrions en mentionner quelques-uns : Gestion des demandes d’achat, le contrôle des coûts, la mobilisation des soumissionnaires potentiels lors d’un appel au marché et la gestion des inventaires. Ces exemples ne sont qu’un petit échantillonnage des processus présents en approvisionnement.  

Afin de remplir la mission d’un service des approvisionnements, une revue de ses processus en place est nécessaire afin de cerner, entre autres, les goulots et les tâches n’ayant pas une plus-value aux opérations. L’optimisation des processus engendrera une plus grande agilité et efficience quant aux services offerts et aux besoins à combler auprès des différents clients internes. De plus, un service des approvisionnements peut être un contributeur à l’effet de levier souhaité quant à la profitabilité d’une entreprise ou la santé financière d’un organisme public. Voici quelques exemples d’optimisation qui permettent de créer de la valeur à travers une gestion stratégique des achats et des relations avec les fournisseurs. 

Juste-à-temps (JAT): De la planification et une collecte de données permettront de ‘prédire le futur’ quant aux besoins. Bien sûr, il y aura des exceptions (Ex. réparation urgente due à un bris inattendu), mais il est possible de synchroniser l’approvisionnement de fournitures sous contrat avec une demande projetée basée sur des statistiques de consommation et ceci, afin d’éviter des ruptures tout en minimisant les niveaux d’inventaire. 

Optimisation des flux de marchandises: Offrir un niveau de visibilité à ses fournisseurs permet une meilleure coordination avec ceux-ci qui seront, subséquemment, en mesure de commander leurs produits ou matières premières d’une quantité économique optimale à meilleur coût. Cette proactivité collaborative peut permettre de réduire les délais de livraison et les prix d’achat, être en contrôle de son niveau d’inventaire et diminuer les risques associés à une chaîne d’approvisionnement instable. 

Négociation de prix compétitifs: Lors de l’achat de biens et services dans des situations qui exemptent l’acquisition par l’entremise d’un appel d’offres, un département d’approvisionnement efficace peut réduire les coûts grâce à des négociations avec ses fournisseurs comme en obtenant des remises pour volume, l’inclusion de services sans frais supplémentaires ou autres conditions avantageuses. 

Sourcing alternatif: Identifier des fournisseurs alternatifs d’un même type de produit et service afin de minimiser sa dépendance à une seule source. 

Développement durable: Cette démarche permettra, par exemple, de savoir quelles entreprises ont intégré l’EDI (Équité, diversité et inclusion) à ses pratiques ou quels sont ceux qui ont développé une stratégie de lutte contre le travail forcé dans sa chaîne d’approvisionnement. 

Développement durable : Cela confirmera, par exemple, que les entreprises ont intégré l’EDI (équité, diversité et inclusion) dans leurs pratiques ou qu’elles ont développé une stratégie pour lutter contre le travail forcé dans leur chaîne d’approvisionnement. Un département des approvisionnements axé sur une chaîne d’approvisionnement durable et éthique minimise les risques que son organisation soit associée à des pratiques non éthiques et renforce sa crédibilité en tant qu’entité socialement responsable.   

Une recherche approfondie des entreprises faisant partie de l’écosystème du produit ou service recherché permettra à un département d’approvisionnement de connaître ce que le marché offre, et si le marché regorge de fournisseurs potentiels ou s’il s’agit d’un monopole où le pouvoir de négociation est du côté du fournisseur. Cette étape de recherche de marché est cruciale pour identifier les opportunités d’optimisation et l’amélioration de son efficience.

Une des initiatives des Services de l’approvisionnement et du Labosphère des données de l’université º«¹úÂãÎè est de développer un outil de recherche de marché avancée de sources d’approvisionnement, alimenté par l’intelligence artificielle, qui permettra aux approvisionneurs de mieux cerner et comprendre la structure et les relations des différentes entreprises faisant partie d’un marché visé. Les travaux pour le développement de l’outil débuteront en janvier 2025. La réalisation d’une étude de marché est la première étape essentielle pour identifier les opportunités d’optimisation de processus en approvisionnement en fournissant les connaissances nécessaires pour prendre des décisions stratégiques éclairées. 

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Un département d’approvisionnement performant agit comme un levier stratégique en combinant les objectifs de réduction des coûts, augmentation de l’efficacité et création de valeur. En optimisant les achats et les relations fournisseurs, il contribue directement à la performance de l’entreprise ou de l’organisme public.