Simplifying travel and expense reimbursements / Simplification du remboursement des éԲ et des frais de déplacement
This message is sent on behalf of Christopher Manfredi, Provost and Executive Vice-President (Academic) and Fabrice Labeau, Vice-President (Administration and Finance) / Ce message est envoyé au nom de Christopher Manfredi, provost et vice-recteur principal aux études, et de Fabrice Labeau, vice-recteur à l’administration et aux finances
La version française suit.
Dear colleagues,
It’s no secret that ’s longstanding travel and expense reimbursement process is complex, inefficient and time-consuming for everyone involved. Some time ago, we asked our colleagues in Finance and IT Services to find a better way. Today, we’re pleased to announce the fruit of their efforts.
A new travel and expense management module
Launching late this year or in early 2026, a new Workday module called “Expenses” will save you time, energy and frustration. Replacing Minerva’s “Advances and Expense Reports” menu, the module will automate approvals, accelerate travel and expense reimbursements, and eliminate many of the manual steps currently required. You’ll also be able to generate expense reports on the go, and upload receipts in any currency, from anywhere in the world. Perhaps most important of all, your work should become significantly simpler and easier than it is now.
What happens next
Before we launch, we need your input. Those of you who travel on University business or submit travel and expense claims on behalf of others, are best placed to tell us what you need. Your knowledge and experience will be essential as we configure the new module to meet ’s needs.
In the coming months, the Travel and Expenses project team will invite you to share your thoughts, questions, concerns and expertise. They’ll use your feedback to replace a cumbersome, antiquated process with one that works far better for everyone.
Thank you for your collaboration, and we’ll keep you updated as the launch approaches.
Sincerely,
Fabrice Labeau
Vice-President (Administration and Finance)
Christopher Manfredi
Provost and Executive Vice-President (Academic)
Chères et chers collègues,
Ce n’est un secret pour personne : le processus de remboursement des éԲ et des frais de déplacement de est complexe, inefficace et chronophage, et ce, pour toutes les parties concernées. Aussi, avons-nous demandé à nos collègues des Finances et des TI de trouver une meilleure façon de faire. Aujourd’hui, nous avons le plaisir de vous présenter le fruit de leurs efforts.
Nouveau module de gestion des éԲ et des frais de déplacement
Un nouveau module de gestion des éԲ sera intégré à Workday au courant de l’année ou au début de l’an prochain. Efficace, rapide et convivial, ce nouveau module remplacera le menu Notes d’avances et de frais dans Minerva et automatisera les approbations, accélérera les remboursements et éliminera quantité d’opérations que vous devez actuellement effectuer manuellement. Il permettra également de produire des rapports de dépense pendant les déplacements et de téléverser les reçus, où que vous soyez dans le monde et quelle que soit la devise utilisée. Finalement – et c’est sans doute l’aspect le plus positif –, votre travail sera considérablement simplifié et facilité.
Prochaines étapes
Nous souhaitons connaître votre avis avant de procéder au lancement. Ceux et celles d’entre vous qui effectuent des déplacements pour le compte de l’Université ou qui soumettent des demandes de remboursement au nom d’autres personnes savent mieux que quiconque à quels besoins doit répondre le nouvel outil : vos connaissances et votre expérience seront essentielles à la réussite de la configuration du module.
Au cours des prochains mois, l’équipe du projet vous invitera à lui faire part de vos réflexions, à lui soumettre vos questions, à lui communiquer vos inquiétudes et à lui faire profiter de votre expertise. Votre rétroaction permettra de remplacer un processus lourd et désuet par un nouveau, beaucoup mieux adapté aux besoins de chacun.
Merci de votre précieuse collaboration. Nous vous tiendrons au courant à l’approche du lancement.
Cordialement,
Fabrice Labeau
Vice-recteur, Administration et finances
Christopher Manfredi
Provost et vice-recteur principal aux études